von StB Elmar Lipp, Dr. Schmidt und Partner,  Koblenz/Dresden/München/Oberhausen

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Es steht Ihnen selbstverständlich frei, dort, wo es gesetzlich zulässig ist, Kunden einen Nachlass und/oder Rabatt in beliebiger Höhe zu gewähren. Dabei sollte die Gewährung von Nachlässen und/oder Rabatten im laufenden Tagesgeschäft erfolgen. Werden Vorgänge nach Geschäftsschluss diesbezüglich nachbearbeitet, erweckt dies die erhöhte Aufmerksamkeit des Prüfers.

| Empfehlenswert: Abwicklung im Tagesgeschäft

Nachlässe auf den zu zahlenden Betrag können i. d. R. schlecht dokumentiert werden. Achten Sie jedoch darauf, dass der nachgelassene Betrag auch tatsächlich im System verbucht wird, da sich andernfalls Differenzen im Tagesabschluss ergeben. Nachlässe, die auf einem Kundenbindungsprogramm basieren (Taler, Münzen, Stempelhefte etc.), lassen sich grundsätzlich besser dokumentieren. Halten Sie – wenn möglich – die Anzahl der in Umlauf befindlichen Taler, Münzen etc. fest. Eingelöste Stempelhefte können zu dem jeweiligen Tagesabschluss geheftet werden. Rabatte, die aufgrund einer Werbeaktion (z. B. durch Flyer, Anzeigen, Coupons etc.) gewährt werden, müssen in einem Mindestmaß dokumentiert werden. So gehört ein Exemplar der zugrunde liegenden Aktion in die Ablage. Lässt es der Aufwand zu, sollten auch die einzelnen Coupons aufbewahrt werden.

| Dokumentationsaufwand und -möglichkeiten sind unterschiedlich

Umsätze, die über einen Trainings- oder Schulungsbediener gebucht werden, laufen nicht in den Tagesabschluss ein. Dennoch werden diese Vorgänge im System aufgezeichnet und stehen daher auch dem Prüfer zur Verfügung. Aus diesem Grund sollten über einen solchen Bediener lediglich Vorgänge erfasst werden, die einem konkreten Schulungszweck dienen. Dabei ist jeder Vorgang unter Angabe des Grundes sowie der teilnehmenden Personen zu dokumentieren. Die sich aus der Schulungsmaßnahme ergebenden Kassenbelege sind mit den Unterschriften der Teilnehmer zu versehen und abzulegen.

Der Botendienst ist in vielen Apotheken ein wichtiges Instrument zur Kundenbindung. Der Bargeldbestand, den die Fahrer mit sich führen, ist, sofern er aus Mitteln der Apotheke vorgelegt wurde, Teil des Kassenbestands.

… dass die Vorgänge nachvollziehbar als offene Rückstellungen/Kreditverkäufe angelegt und abgeschlossen werden.

Die Umsätze einer Apotheke unterliegen zum größten Teil dem regulären Umsatzsteuersatz von derzeit 19 Prozent. Es gibt jedoch einige Artikel, die unter den ermäßigten Steuersatz von 7 Prozent fallen (z. B. Nahrungsergänzungsmittel, Tee). Achten Sie bei Artikeln, die dem reduzierten Umsatzsteuersatz unterliegen, darauf, dass die Steuersätze im Kassensystem korrekt hinter legt sind. Somit vermeiden Sie überhöhte Umsatzsteuerzahlungen bzw. Steuernachforderungen bei einer Prüfung.

Der Tagesabschluss ist ein elementarer Bestandteil Ihrer täglichen Kassenführung und wird daher auch mit besonderem Augenmerk von der Finanzverwaltung bedacht. Er wird bei Betriebs- und Kassenprüfungen sowohl hinsichtlich der formellen als auch materiellen Ordnungsmäßigkeit geprüft: Stimmen die in der Warenwirtschaft erfassten Buchungen mit den Angaben des Tagesabschlusses sowie den Buchungen im Kassenbuch überein und ist eine entsprechende Belegführung vorhanden?

Organisatorische Abwicklung Der Tagesabschluss muss nicht zwingend nach Geschäftsschluss erstellt werden. Dies kann aus organisatorischen Gründen auch in der Mittagspause erfolgen. Sie sollten ihn jedoch immer zum selben Zeitpunkt durchführen, um einen geregelten innerbetrieblichen Ablauf gewährleisten zu können. Es empfiehlt sich darüber hinaus, den Tagesabschluss nach dem Vier-Augen-Prinzip durchzuführen bzw. durchführen zu lassen. So können Fehler und Nachlässigkeiten vermieden oder wenigstens reduziert werden. Bevor der Tagesabschluss erstellt wird, sollte eine erste Schlüssigkeitsprüfung durchgeführt werden: Stimmen die als EC-Kartenzahlungen erfassten Beträge des Tages mit dem Tagesschnitt bzw. den Einzelbelegen überein? Ist dies nicht der Fall, können Vorgänge noch vor Erstellung des Tagesabschlusses korrigiert werden.

Im Zusammenhang mit dem Tagesabschluss ist zwingend die Kassensturzfähigkeit zu überprüfen bzw. herzustellen. Das heißt, dass ein Abgleich zwischen dem rechnerischen und tatsächlichen Kassenbestand durchgeführt werden muss. Der tatsächliche Kassenbestand umfasst sämtliches Bargeld, das sich in der Apotheke befindet. Auch Geldbestände im Tresor sind im Kassenbestand auszuweisen. Es ist völlig selbstverständlich, dass sich im Laufe des Tages durch falsches Herausgeben von Wechselgeld Differenzen im Kassenbestand ergeben. Dokumentieren Sie diese und tragen sie im Kassenbuch ein.

Sorgen Sie für eine ausreichende Dokumentation von Geschäftsvorfällen, die einen Betriebsprüfer interessieren könnten: Rückzahlungsbelege, „echte“ Stornos, Preisnachlässe und Rabatte, Gutscheine, besondere Vorgänge des Tages etc. Prüfen Sie, ob alle Barausgaben durch Belege nachgewiesen werden können. Ist ein Beleg verloren gegangen oder existiert zu dem ursprünglichen Geschäftsvorfall kein Beleg (z. B. Privatentnahmen), erstellen Sie einen sogenannten Eigenbeleg. Dies verhindert das Risiko von Kassenfehlbeträgen.