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Kassennachschau

Der Gesetzgeber hat mit dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen“, welches seit dem 27.12.2016 seine Wirksamkeit entfaltet hat, das Institut der Kassennachschau geschaffen, welche seit dem 01. Januar 2018 anwendbar ist. Worum es sich hierbei handelt und welche rechtlichen Möglichkeiten für die Finanzverwaltung bestehen, wurde bereits umfangreich in diversen Medien erläutert und Ihnen in Form von Mandanten-Informationsschreiben zugesandt.

Kassennachschau

Da die Möglichkeit der Kassennachschau schon seit fast einem Jahr besteht, stellt sich die Frage, wie diese bisher aus Sicht der Apotheken gelaufen sind und welche Neuigkeiten bzw. Entwicklungen sich hieraus ergeben haben.

Zunächst lässt sich festhalten, dass es im Bereich der Apotheken relativ ruhig hinsichtlich durchgeführter Kassennachschauen geblieben ist. Die Befürchtungen, die Apotheken könnten bundesweit mit Kassennachschauen überzogen werden, ähnlich wie es sich in der Vergangenheit bei den Betriebsprüfungen verhalten hat, haben sich zum Glück nicht bestätigt. Dies liegt zum einen daran, dass die Finanzverwaltung selbst bis Mitte des Jahres brauchte, um die konkrete Vorgehensweise sowie die internen Zuständigkeiten der Kassennachschau zu regeln. Zum anderen lag bzw. liegt der Fokus der Finanzverwaltung bei den Kassennachschauen auf Branchen, die sich in der Vergangenheit anfälliger hinsichtlich der hohen (insbesondere formellen) Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung gezeigt haben.

Nichtsdestotrotz sollte man sich als Apotheker/in auf den Besuch des Kassenprüfers eingehend vorbereiten. Denn durch eine anstandslose Kassennachschau lässt sich (so die einhellige Aussage von Betriebs- bzw. Kassenprüfern) das Risiko einer durch festgestellte Mängel übergeleiteten Betriebsprüfung auf ein Minimum reduzieren. Ebenso besteht die Möglichkeit, eine von der Finanzverwaltung geplante Betriebsprüfung zu vermeiden. Denn diese nutzt die Kassennachschau nach eigenen Aussagen als Instrument, um Steuerpflichtige ausfindig zu machen, bei denen es sich dann im Rahmen einer Betriebsprüfung „lohnt“, vorbeizuschauen.

Nachfolgend daher ein paar Hinweise, die Sie unbedingt beachten sollten:

  1. Informieren und instruieren Sie Ihr Personal über die Thematik der Kassennachschau. So sollte unbedingt geklärt sein, wie sich das Personal in Abwesenheit des Inhabers verhalten soll. Gemäß der eindeutigen gesetzlichen Formulierung des § 146 a AO ist in Apotheken lediglich der Inhaber dazu verpflichtet, an einer Kassennachschau mitzuwirken. Zwar sieht dies das Finanzministerium in einem Erlass aus Juni dieses Jahres anders: auch Mitarbeiter, die die Verantwortung für das Führen des Kassenbuches innehaben (z.B. Filialleiter) seien verpflichtet, an einer Kassennachschau mitzuwirken. Diese Meinung lässt sich jedoch aus Sicht des Verfassers nicht aus der Gesetzesformulierung ableiten. Sie sollten jedoch in Erwägung ziehen, dass das „Verweigern“ einer Kassennachschau eventuell nicht zu Ihren Gunsten ausgelegt wird. Haben Sie eine den Anforderungen der Finanzverwaltung entsprechende Kassenführung, die hierfür notwendigen Unterlagen (siehe hierzu Position 4) vorbereitet und eine in Ihrer Abwesenheit verantwortliche Person bestimmt, spricht nichts dagegen, bei der Kassennachschau mitzuwirken.
  2. Prüfen Sie den Dienstausweis sowie ggf. das (nicht gesetzlich vorgeschriebene) Legitimationsschreiben des Kassenprüfers mit äußerster Sorgfalt. Lassen Sie sich den Dienstausweis aushändigen, um diesen auch einer haptischen Prüfung zu unterziehen. Es ist bereits vorgekommen, dass vermeintliche Kassenprüfer unter Vorlage gefälschter Dienstausweise vermeintliche Mängeln bei der Kassenführung geltend gemacht haben, um dann das Bargeld der Apotheke zu beschlagnahmen. Die Beschlagnahmung des Bargeldbestandes ist in keinem Fall, das Betreten der nicht öffentlichen Räume der Apotheke lediglich nach ausdrücklicher Genehmigung des Inhabers zulässig. Den Kassenprüfern ist die Brisanz der Kassennachschau aufgrund der Außenwirkung durchaus bewusst. Deshalb gehen wir davon aus, dass sie mit Verständnis auf eine eingehende Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Prüfung haben. Sollte sich der vermeintliche Prüfer ungehalten hierüber verhalten, oder haben Sie Zweifel an der Echtheit des Dienstausweises, benachrichtigen Sie schnellstmöglich die Polizei.
  3. Informieren Sie umgehend Ihren Steuerberater. Dieser kann durch einen Anruf bei dem für die Prüfung zuständigen Finanzamt nachprüfen, ob eine Kassenprüfung bei Ihnen angeordnet war und welcher Beamte damit betraut wurde. Gegebenenfalls kann der Steuerberater Ihnen, verunsicherten Mitarbeitern oder dem Prüfer mit Auskünften behilflich sein.
  4. Halten Sie die notwendigen Dokumente und Informationen griffbereit und für eventuelle Vertretungsberechtigte jederzeit verfügbar. Neben dem Kassenbuch und den dazugehörigen Belegen gehört die Verfahrensdokumentation inkl. des internen Kontrollsystems zu den zwingend vorzuhaltenden Dokumenten. Hierin sollten die Kassenführung sowie die dafür zuständigen Personen beschrieben bzw. genannt werden. Auch die Bedienungsanleitung und die Beschreibung der technischen Arbeitsweise (beides sollte der Anbieter des Kassensystems Ihnen zur Verfügung stellen können) des Kassensystems müssen vorgelegt oder –gezeigt werden können.
  5. Lassen Sie sich von Ihrem Steuerberater noch einmal über die wichtigsten Regelungen der Kassenführung informieren. Ggf. bietet es sich an, ein Seminar zu besuchen, um die Kenntnisse auf den aktuellsten Stand (der Gesetzgebung sowie der Rechtsprechung) zu bringen.

Sofern Sie diese Hinweise beachten, können Sie einer Kassennachschau getrost entgegensehen.

Verfasser: Steuerberater Elmar Lipp

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