Informationen zur Belegausgabepflicht

Die Bundesregierung hat Ende des Jahres 2016 das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen verabschiedet. Inhalt dieses Gesetzes waren Anpassungen an einigen Ordnungsvorschriften der Abgabenordnung sowie die Einführung der Kassennachschau, die Belegausgabepflicht sowie die Verpflichtung zum Einsatz einer sogenannten technischen Sicherheitseinrichtung.

 

Die mit diesem Gesetz eingeführten neuen Regelungen hatten bzw. haben teilweise unterschiedliche Zeitpunkte des Wirksamwerdens. So war die Kassennachschau bereits ab dem 1. Januar 2018 zulässig. Wohingegen die Belegausgabepflicht und die Pflicht zum Einsatz der technischen Sicherheitseinrichtung erst ab dem 1. Januar 2020 wirksam werden sollte.

 

Zum Thema Kassennachschau hatten wir Sie bereits vor Inkrafttreten der Vorschrift sowie im Laufe der Jahre 2018 und 2019 ausführlich informiert.

 

Da nun der 1. Januar 2020 vor der Tür steht, möchten wir Sie nun über die Belegausgabeflicht sowie über die Pflicht zum Einsatz der technischen Sicherheitseinrichtung informieren.

 

Technische Sicherheitseinrichtung

Betroffen von der technischen Sicherheitseinrichtung sind elektronische Systeme, die "Kassenfunktion" haben. Dies bedeutet laut Gesetzgeber, dass die Systeme der Erfassung und Abwicklung von zumindest teilweise baren Zahlungsvorgängen dienen können.

 

Es handelt sich hierbei um ein technisches Bauteil, welches sämtliche Geschäftsvorfälle nach einem standardisierten Verfahren verschlüsselt aufzeichnet und protokolliert, speichert und die Daten über eine einheitliche Schnittstelle dem Finanzamt zugänglich macht. Bitte beachten Sie, dass die Daten nicht automatisch an das Finanzamt übermittelt werden, sondern lediglich im Falle einer steuerlichen Prüfung abgefragt werden.

 

Da die Anforderungen des Gesetzgebers an die technische Sicherheitseinrichtung erst im Laufe dieses Jahres bekanntgegeben wurden, konnten sich die Anbieter solcher Systeme nicht rechtzeitig mit der Entwicklung auseinandersetzen. Dies hat der Gesetzgeber erkannt und mit Schreiben vom 6. November 2019 eine Fristverlängerung für den Einsatz dieser Sicherheitseinrichtung bis zum 30. September 2020 gewährt.

 

Wir empfehlen Ihnen dennoch, sich zeitnah mit Ihrem Systemanbieter in Verbindung zu setzten, um den aktuellen Stand der Entwicklung und eine mögliche Installation in Ihrem Unternehmen rechtzeitig zu koordinieren.

 

Ebenfalls zu beachten ist die neu eingeführte Meldepflicht bei Nutzung eines elektronischen Kassensystems. Bei Anschaffungen nach dem 01.01.2020 ist diese nach amtlichem Vordruck dem Finanzamt zu melden; ebenso die Stilllegung. Systeme, die bereits vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden, müssen bis zum 31.01.2020 beim Finanzamt gemeldet werden. Hier sollte Sie ebenfalls der Systemhersteller unterstützen, da nur er die meisten der geforderten Angaben machen kann. Für die Meldepflicht wurde, ebenso wie die Pflicht zum Einsatz einer elektronischen Sicherheitseinrichtung, ein Fristaufschub bis zum 30.09.2020 gewährt.

 

Wichtig: Wer nach Fristablauf gegen die Mitteilungspflicht verstößt bzw. ein elektronisches System ohne Sicherheitseinrichtung verwendet, kann mit einem Bußgeld von bis zu € 25.000,00 bestraft werden!

 

Belegausgabepflicht

Die Belegausgabepflicht betrifft alle Unternehmen, die Geschäftsvorfälle mit Hilfe von elektronischen Aufzeichnungssystemen (es gilt die gleiche Definition wie bei der technischen Sicherheitseinrichtung) generiert.

 

Der Beleg darf sowohl in elektronischer als auch in Papierform zur Verfügung gestellt werden, wobei die elektronische Bereitstellung das Einverständnis des Kunden bedarf.

 

Es reicht aus, wenn Sie dem Kunden lediglich das Angebot zur Entgegennahme eines Beleges unterbreiten. Eine Annahmepflicht des Beleges besteht jedoch nicht. Nicht entgegengenommene Belege müssen nicht aufbewahrt werden.

 

Der Beleg muss folgende Angaben enthalten:

  • Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
  • das Datum der Belegausstellung und den Zeitpunkt des Vorgangbeginns sowie den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung,
  • die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der Dienstleistung,
  • eine Transaktionsnummer,
  • das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,
  • die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls,
  • Betrag je Zahlungsart,
  • Signaturzähler sowie
  • einen Prüfwert.

 

Da sich einige Angaben konkret auf die zuvor erwähnte technische Sicherheitseinrichtung beziehen (Nr. 4., 6., 8. und 9.), diese jedoch erst im Verlauf des Jahres 2020 zum Einsatz kommen wird, ist fraglich, wie das Fehlen der Angaben bis dahin von der Finanzverwaltung eingestuft wird. Ein Aufschub der Belegausgabepflicht bis zum Einsatz einer technischen Sicherheitseinrichtung ist bisher nicht geplant.

 

Es gibt zwei erfreuliche Dinge zu der Belegausgabepflicht zu berichten:

  • ein Verstoß gegen diese Vorschrift kann nicht mit einem Bußgeld oder Ähnlichem geahndet werden und
  • es kann ein Antrag auf Befreiung der Belegausgabepflicht beim zuständigen Finanzamt gestellt werden.

 

Information für Mandanten unserer Kanzlei:

Wir möchten Ihnen gerne anbieten, den Befreiungsantrag für Sie bei den Finanzbehörden zu stellen. Sofern wir hier für Sie tätig werden sollen, bitten wir um eine kurze Rückmeldung (gerne per Mail oder schriftlich).

 

Falls sich noch Fragen zu unseren Ausführungen ergeben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

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